Gestionando su negocio: Cobranza de deudas eficaz

Gestionando su negocio: Cobranza de deudas eficaz

La gestión de cobros puede resultar problemática para algunas empresas. Recuperar el dinero adeudado por clientes que pagan tarde o no pagan la totalidad de la deuda es un reto que requiere un enfoque sistemático y un juicio cuidadoso.

Para eliminar por completo la necesidad de cobrar deudas, si puede permitir que los clientes paguen mediante débito directo, pagos móviles, tarjetas de crédito, proveedores externos (por ejemplo Stripe, PayPal) o banca en línea tan pronto como hayas completado el trabajo.

Una gestión eficaz de las cuentas por cobrar es la mejor manera de minimizar los problemas de deuda. Sin embargo, a pesar de todos sus esfuerzos, siempre habrá clientes que no paguen a tiempo.

Identifique a los posibles deudores morosos y actúe con rapidez.

Primero, configura tu sistema de contabilidad para que marque las cuentas vencidas, ya que cuanto antes tomes medidas, más probabilidades tendrás de cobrar. La mayoría de los programas de contabilidad incluyen funciones para enviar recordatorios automáticos, aunque esto podría no ser útil si tienes pocos clientes o si prefieres no enviar un mensaje impersonal.

Reduzca la posibilidad de pagos atrasados.

No existen reglas fijas sobre cómo tratar con los clientes morosos. Su enfoque probablemente dependerá de su historial con cada cliente y de los motivos de su retraso en el pago.

Comience por eliminar o resolver cualquier razón obvia, como por ejemplo:

• Su cliente no recibió la factura o la mercancía se envió a la dirección equivocada. Si vende a empresas grandes, es posible que la factura se haya enviado al departamento incorrecto o sin una orden de compra. Asegúrese de enviar una copia de la factura uno o dos días después de su vencimiento y, si es necesario, haga un seguimiento con una llamada o un correo electrónico para garantizar que la persona correcta reciba la factura correcta.
• Su factura o estado de cuenta no cumplió con los requisitos del cliente. Revise el pedido original del cliente y compare los requisitos con su factura. Asegúrese de haber incluido todos los detalles necesarios, como el número de pedido o el número de cuenta del cliente, y el nombre de la persona o departamento que realizó el pedido.
• La factura no era clara. Es posible que su factura no haya detallado correctamente qué bienes o servicios se entregaron.
• Su cliente tiene un problema con su factura o con la calidad de sus productos y servicios. Si es así, resuelva cualquier problema lo antes posible para llegar a una solución aceptable. Esto elimina cualquier excusa para no pagar.
• Su cliente tiene un problema con el sistema de contabilidad o de pagos. Esto generalmente se puede resolver, siempre y cuando no sea una excusa para algo más grave.
• Su cliente tiene problemas de liquidez. Si puede negociar una solución, consiga que firme un plan de pagos acordado y deje claro que cualquier pago parcial no se considerará liquidación total.

Ponte en contacto con tu cliente.

Una vez resueltos los obstáculos para el pago, si la deuda sigue pendiente, póngase en contacto con su cliente. Comience con un recordatorio o consulta cortés sobre la factura, ya que el retraso en el pago puede no ser culpa del cliente, y luego haga el seguimiento necesario.

Pruebe una o más de las siguientes opciones:

• Visita personal. Un encuentro cara a cara a menudo puede resolver el problema o garantizarle un trato prioritario. También es una oportunidad para negociar soluciones de pago. Quizás el cliente pueda pagar con tarjeta de crédito en lugar de efectivo, o pagar a plazos acordados, con el claro entendimiento por escrito de que ningún pago parcial se considerará como liquidación total o definitiva.
• Llama a tu cliente si es demasiado difícil visitarlo.
• Enviar un recordatorio por correo electrónico.

La rapidez y la persistencia son las dos claves para cobrar. Una sola visita, llamada o correo electrónico puede resultar infructuoso, pero un seguimiento constante puede dar resultado una vez que el cliente se dé cuenta de que no te rendirás fácilmente.

Contratar cobradores de deudas o abogados.

Si todo lo demás falla y ya no desea conservar al cliente, considere la posibilidad de contratar agencias de cobro de deudas o un abogado. Notifique a su cliente por última vez para informarle que tiene previsto derivar el caso a un abogado o a una agencia de cobro de deudas.

Una vez que le transfiera la deuda, es muy probable que el cliente se dé cuenta de que usted habla en serio sobre el cobro. A menudo pagará de inmediato, ya sea en su totalidad o en cuotas acordadas. Una carta de un abogado o agencia puede ser suficiente para lograrlo.

Consulta el costo de las distintas agencias de cobro de deudas.

Pida a sus contactos comerciales que le recomienden algunos cobradores de deudas o abogados especializados en cobro de deudas; luego compare precios y servicios. Los precios suelen incluir una tarifa fija, un porcentaje de la deuda recuperada o una combinación de ambos. Averigüe qué cubren exactamente las tarifas y compruebe si hay cargos adicionales.

Resumen

Implementa tácticas para reducir la incidencia de deudas incobrables siempre que sea posible y, a continuación, decide si merece la pena reclamarlas si el coste de su cobro va a ser superior al previsto. A veces, es mejor dar por perdidas pequeñas cantidades para preservar una relación comercial o para ahorrarte estrés y tiempo.

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