Reducción de costes y mejora de la rentabilidad

Descubre cómo reducir costes y aumentar tus beneficios.

Reducir costes es, sin duda, la forma más rápida y sencilla de mejorar la rentabilidad de su negocio. Implementar un sistema de control de costes puede generar ahorros inmediatos y garantizar que siga siendo competitivo a largo plazo.

Control sistemático de costes

Empiece por identificar sus principales centros de costos. Estos pueden ser compras, producción, ventas y marketing, finanzas y administración. Analice su estado de resultados de los últimos seis meses y clasifique todos sus gastos de mayor a menor; luego, comience a revisar los demás, identificando áreas donde podría ahorrar costos.

Céntrese en aplicar tácticas de ahorro de costes en las áreas donde obtendrá mayores beneficios, por ejemplo:

• ¿Se puede ahorrar en salarios subcontratando parte del trabajo o contratando a alguien a tiempo parcial en lugar de a tiempo completo?
• Si los costes del seguro son elevados, intente buscar un proveedor nuevo y más económico.
• Otros costos, como los préstamos comerciales a largo plazo con tasa fija o los contratos de precio fijo para materias primas, son difíciles de controlar a corto plazo. Sin embargo, tenga en cuenta las fechas de renovación y planifique licitar con los proveedores.
• Revise sus pólizas de seguro para detectar posibles sobrecoberturas.

Comparación de los costos reales con los presupuestos

Registra tus gastos reales y compáralos con el presupuesto asignado. Intenta averiguar por qué hay una diferencia entre lo que planeaste gastar y lo que realmente gastaste. Cuanto mayor sea el sobrecoste, mayor será el margen de ahorro.

Los costes superiores a los presupuestados suelen indicar que hay margen para reducirlos.

Una hoja de cálculo es una forma sencilla de registrar y comparar los costos mensualmente, aunque lo ideal es usar un software de contabilidad para ello. El software específico del sector ofrece herramientas de presupuestación más especializadas.

Comparar tus costos con los de empresas similares te ayudará a identificar si estás por encima o por debajo de los estándares del sector. Por ejemplo, tus niveles de desperdicio podrían ser superiores al promedio del sector, lo que te brindaría la oportunidad de analizar las causas y encontrar una solución.

¿Quiénes deberían participar?

Algunos costos serán más fáciles de controlar si una sola persona es responsable de ellos en toda la empresa. Involucre a sus empleados en el control de costos. Ofrézcales incentivos para que sugieran ideas para ahorrar costos y pregúnteles qué les causa problemas o les hace perder el tiempo.

Es más probable que los empleados colaboren con las iniciativas de control de costes si se les explican los motivos de los cambios y comprenden los beneficios para la empresa.

Involucre a sus proveedores. Una vez que sepan que usted está controlando los costos, es posible que empiecen a optimizar sus precios, especialmente si conocen las otras opciones de compra disponibles.

Ahorros fáciles

Existen algunos costes que pueden reducirse con poco riesgo de que ello tenga un impacto negativo en la calidad y el rendimiento.

• Revisar cuidadosamente las facturas de los proveedores para detectar cobros excesivos. Algunos ejemplos comunes son la doble facturación, los cargos incorrectos y la falta de descuentos.
• Eliminar costes innecesarios. Deshágase de la capacidad sobrante evidente, como las suscripciones no utilizadas y el pago por funciones de software o capacidad que no utiliza.
• Medir el retorno de toda la publicidad para eliminar lo que no funciona.
• Encontrar alternativas a los proveedores con precios elevados, o negociar descuentos y mejores condiciones de pago.
• Evitar la sobreespecificación, como por ejemplo, utilizar componentes de alta calidad para un producto de baja calidad.
• Eliminar la ineficiencia. Identificar los sistemas manuales, basados en papel, que podrían informatizarse.
• Evite realizar pedidos pequeños con frecuencia si puede permitirse comprar al por mayor para obtener descuentos.

Otras oportunidades de ahorro

En algunos casos, reducir costes requerirá que cambies tu forma de hacer las cosas, por ejemplo:

• Reduzca los costos de nómina subcontratando actividades.
• Rediseñar los procesos para eliminar la duplicación de esfuerzos y tiempo.
• Hacer un mayor uso de la tecnología y la automatización.
• Consolida tus compras con menos proveedores para obtener mejores descuentos y construir relaciones más sólidas.
• Acordar contratos de suministro a largo plazo o volúmenes de compra anuales a cambio de precios más bajos y negociar plazos de pago más largos.
• Reduce tu gama de productos y aumenta las tiradas de producción.
• Aproveche al máximo sus instalaciones subarrendando el espacio sobrante.
• Permitir que más personal trabaje de forma virtual o desde casa para ahorrar espacio en la oficina.

Posibles dificultades

Reducir costes puede tener un efecto negativo, por lo que antes de realizar cualquier cambio, compruebe que sus estándares no se verán comprometidos y que su capacidad para alcanzar los objetivos no se verá perjudicada.

Casi cualquier ahorro de costes tiene una desventaja potencial. Por ejemplo:

• Depender excesivamente de un solo proveedor te pone en riesgo si ese proveedor falla.
• Es menos probable que los planes de producción y marketing impulsados por consideraciones de reducción de costos respondan a las necesidades de los clientes.
• Un control más estricto de las finanzas puede dejarle sin margen de seguridad cuando el flujo de caja sea inesperadamente bajo.
• Recortar los costes de inversión a corto plazo, como la formación, la publicidad, el equipamiento o el desarrollo de nuevos productos, puede generar debilidades a largo plazo.

Próximos pasos

• Clasifique todos los gastos de mayor a menor, enumere sus principales centros de costos (compras, producción, ventas, administración) e identifique los ahorros.
• Revisar la productividad por empleado, capacitar en diferentes áreas para reducir la dependencia y los costos de horas extras.
• Automatice las tareas administrativas repetitivas (facturación, entrada de datos, elaboración de informes) e implemente sistemas basados en la nube para reducir los costos de infraestructura de TI.
• Renegociar los términos del contrato de arrendamiento o considerar el traslado a instalaciones más económicas, implementar sistemas de puestos de trabajo compartidos y espacios de trabajo flexibles.
• Mapea todos los procesos de negocio e identifica los cuellos de botella, eliminando los procesos duplicados y los pasos innecesarios.
• Mida el retorno de la inversión (ROI) de todas las actividades de marketing y elimine los canales de bajo rendimiento; concéntrese en el marketing digital para lograr un alcance rentable; implemente programas de retención de clientes para reducir la deserción.
• Por último, recuerde incluir a sus asesores empresariales en su programa de control de costes.