Todo sobre los acuerdos operativos

Todo sobre los acuerdos operativos

Un acuerdo operativo es un documento que describe las normas y procedimientos internos para la gestión y operación de una Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL). Si no cuenta con un documento acordado con sus socios, estará sujeto al acuerdo operativo predeterminado que proporciona el estado. Evitar las normas predeterminadas estatales es fundamental para que usted decida cómo se estructura su empresa, y no otra persona.

Un acuerdo operativo es un documento fundamental que describe las normas y procedimientos internos para la gestión y el funcionamiento de una sociedad de responsabilidad limitada (SRL). Define cómo se gestionará la empresa, cómo se tomarán las decisiones y cómo se distribuirán las ganancias y las pérdidas.

Aunque tu estado no te exija presentarlo, contar con un acuerdo operativo es una buena práctica para todas las LLC, tanto si eres un emprendedor individual como si formas parte de un equipo. Sin él, tu negocio queda sujeto a las normas predeterminadas de tu estado, que podrían no reflejar tus intenciones ni proteger tus intereses.

Toda LLC necesita una, incluso las LLC de un solo miembro.

Muchos propietarios de LLC unipersonales asumen que no necesitan un acuerdo operativo. Sin embargo, un acuerdo operativo sigue siendo fundamental. Ayuda a:

• Reforzar la personalidad jurídica independiente de la LLC, lo cual es esencial para mantener la protección de responsabilidad limitada.
• Aclarar las operaciones comerciales, como por ejemplo cómo se gestionan los beneficios o cómo se puede vender o transferir la empresa.
• Prepárese para el crecimiento futuro, como por ejemplo, la incorporación de nuevos socios o inversores.

Los tribunales y los acreedores pueden examinar detenidamente la estructura de su LLC en caso de litigios. Contar con un acuerdo operativo firmado demuestra que su empresa es una entidad legítima e independiente, y no solo una extensión de usted.

Las instituciones financieras pueden exigirlo

Aunque su estado no exija un acuerdo operativo, muchos bancos y cooperativas de crédito, incluida Sound Credit Union, lo requieren para abrir una cuenta comercial o solicitar financiación. Este documento sirve para verificar su autorización para actuar en nombre de la LLC y especifica quién puede tomar decisiones financieras.

Beneficios de un acuerdo operativo

Cuando se inicia un negocio con otras personas, es común estar demasiado ocupado como para preocuparse por un acuerdo operativo. Cuanto más tiempo se deje sin redactar, más problemas podrían surgir en el futuro.

Un acuerdo operativo deja muy claro lo siguiente:

• Estructura de propiedad y gestión, incluyendo el porcentaje de propiedad y los derechos de voto.
• Se definen las funciones y responsabilidades para que las tareas no se solapen y los empleados sepan a quién deben reportar.
• Procedimientos de las reuniones, incluyendo frecuencia y contenido.
• Distribución de pérdidas y ganancias, que puede personalizarse más allá de la distribución a partes iguales.
• Salarios, bonificaciones y compensaciones.
• Transferencia de propiedad, incluyendo qué sucede si un miembro se retira, vende o fallece.
• Procesos de resolución de disputas.

Sin un acuerdo, su LLC podría verse obligada a disolverse si un miembro se retira o fallece.

Protegiendo su responsabilidad limitada

Una de las principales ventajas de constituir una LLC es la limitación de la responsabilidad personal, pero esta protección puede verse debilitada si la empresa parece informal o desorganizada. Un acuerdo operativo ayuda a demostrar que la LLC es una entidad comercial real, y no solo una fachada para evadir responsabilidades.

Cómo evitar las normas predeterminadas del estado

Un buen ejemplo de las normas de la mayoría de los acuerdos operativos estatales es la división equitativa de ganancias y pérdidas, lo que puede resultar desventajoso. Quizás no desee que la distribución de las ganancias sea igual a la participación accionaria; por ejemplo, una persona puede tener un mayor porcentaje de acciones, pero no trabajar las mismas horas en el negocio, o incluso no trabajar en absoluto. En este caso, es posible que desee que su distribución de ganancias sea menor que su porcentaje de participación. Si un nuevo miembro se incorpora a su LLC, es posible que no desee que reciba la totalidad de las ganancias de inmediato (ya que no compartió el riesgo inicial al comenzar). Aún más problemático, algunos acuerdos operativos estatales exigen que los miembros salientes reciban el valor justo de mercado por sus acciones. A menudo, las LLC más pequeñas no pueden permitirse comprar las acciones de los miembros salientes o tienen que pedir dinero prestado para hacerlo, lo que puede provocar la disolución de la LLC. Los acuerdos operativos estatales no suelen tener la flexibilidad necesaria para adaptarse a estas situaciones.

Solución de futuras disputas

Nadie piensa que acabará discutiendo con un socio comercial, pero las presiones financieras o estratégicas pueden tener consecuencias. Cuando surge una diferencia de opinión, es importante contar con un conjunto de reglas escritas claras y definitivas para resolver los desacuerdos.

La falta de un acuerdo operativo por escrito plantea la posibilidad de que un socio alegue la existencia de un acuerdo verbal, el cual está sujeto a interpretación (y a versiones contradictorias). Incluso si se prometió algo verbalmente al inicio del negocio, como ‘repartiremos las ganancias a partes iguales’, las circunstancias pueden cambiar y esto puede dejar de ser así; por ejemplo, si un socio reduce su jornada laboral a tiempo parcial.

Cualquier empresa que opere como LLC debería considerar la posibilidad de crear un acuerdo operativo cuanto antes. Si bien requerirá tiempo y dinero, los beneficios de establecer un reglamento escrito claro superan con creces cualquier costo asociado.

Próximos pasos

• Analice con los demás propietarios de su negocio la necesidad de un acuerdo de funcionamiento.
• Hay un Formulario electrónico del estado de Washington puedes completar lo que proporciona lo básico. Si tu negocio se formó fuera de Washington, Busca tu estado aquí.
• LLC Washington ofrece acuerdos operativos gratuitos en formato Word o PDF. Puedes descargarlo para empezar.
• Contacta con tu asesor empresarial, contable o abogado para asegurarte de que todo esté en orden. Rellenar una plantilla está bien para empezar, pero no es lo mismo que obtener asesoramiento experto para tu situación específica y personalizar el acuerdo según tus necesidades.

Reflexiones finales

Ya sea que seas un emprendedor individual o parte de un equipo, un acuerdo operativo es una de las medidas más inteligentes que puedes tomar para proteger tu negocio y a ti mismo. No se trata solo de una formalidad legal; es una guía para el funcionamiento y el crecimiento de tu LLC.

Estamos aquí para ayudar

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