Cómo llevar tu negocio al siguiente nivel: Estrategia de productividad en cuatro pasos

Cómo llevar tu negocio al siguiente nivel: Estrategia de productividad en cuatro pasos

El término ‘productividad’ suele ser un término genérico que describe cualquier aspecto de una empresa que pueda mejorarse, acelerarse, abaratarse o optimizarse. Mide la eficiencia con la que una empresa transforma mano de obra, materiales y capital en bienes y servicios, lo que generalmente se traduce en menores costes operativos, mayor producción y una rentabilidad mejorada.

¿Cuánto beneficio adicional obtendría su empresa si mejorara su beneficio bruto en 1%? ¿Y si mejorara en 5%? ¿Cuánto estaría dispuesto a gastar para obtener esos 5% adicionales? ¿La mitad de la ganancia?

Calcular la mejora en tus resultados financieros gracias a una mayor productividad, en cualquier aspecto de tu negocio, debería reforzar tu determinación de invertir tiempo y dinero, aunque la recuperación de la inversión tarde algunos años. Tampoco es necesario aspirar a lo imposible.

Podría ser tan sencillo como cambiar la forma en que los empleados se reúnen y se comunican para ahorrar dos horas a la semana (software para reuniones, facilitación eficiente), o tan complejo como modernizar una línea de producción o maquinaria pesada para aumentar su capacidad y eficiencia. Cada opción tendrá su retorno de la inversión. Podría costar casi nada, aparte del tiempo que se invierta en su implementación, o bien millones de dólares en infraestructura con un valor duradero.

Independientemente de si se trata de pequeños cambios en su negocio o de mejoras significativas, una estrategia bien definida debe estar alineada con planes de acción concretos, asegurando que cada aspecto de su negocio contribuya a su eficiencia general. A continuación, le presentamos cuatro pasos a seguir.

Paso 1: Reconocer que es necesario un cambio.

Es importante saber cuándo es el momento de invertir en un impulso a la productividad. Aquí hay algunas señales que indican que quizás necesite invertir en productividad de capital:

• Si su beneficio neto se estanca o disminuye, a pesar de que las ventas se mantienen estables o incluso aumentan, es probable que se hayan introducido ineficiencias sin que usted se haya dado cuenta.
• El aumento de los gastos operativos sin un incremento correspondiente en la producción o la calidad sugiere ineficiencias en el proceso empresarial. Es posible que su estructura de gestión esté sobrecargada de jerárquicos.
• Los problemas con el inventario, como el exceso de existencias o la escasez frecuente de las mismas, implican problemas con la gestión del inventario.
• Los elevados índices de desperdicio, los productos rechazados por el control de calidad interno y las devoluciones de los clientes sugieren problemas en los procesos de fabricación.
• Presentar presupuestos para contratos y luego descubrir que se está perdiendo dinero en el trabajo. O peor aún, desconocer que se están generando pérdidas debido a deficiencias en los procedimientos de fijación de precios y cálculo de costos, o a un software de seguimiento de proyectos inexacto.
• Dificultad para aumentar la capacidad y satisfacer un incremento repentino de la demanda.
• Los equipos permanecen inactivos y subutilizados en los patios de trabajo, o nunca hay suficientes y se producen retrasos para realizar el trabajo a tiempo.
• Estás utilizando sistemas manuales para controlar y registrar el trabajo.
• Los plazos de entrega entre un pedido y su recepción son cada vez más largos, lo que indica problemas en la cadena de suministro.

Invertir en productividad del capital le ayudará a solucionar cualquiera de estas ineficiencias en su negocio.

Seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI).

Para descubrir qué falla, mida sus KPI para detectar cualquier tendencia a la baja, por ejemplo, la producción por hora de trabajo, la eficiencia de costes, las métricas de calidad o las contribuciones a los beneficios de productos específicos.

• Los indicadores clave de rendimiento (KPI) varían según el sector; por ejemplo, una empresa manufacturera puede analizar el tiempo de funcionamiento de los equipos, el rendimiento del producto, la capacidad de producción por hora y el tiempo de inactividad.
• Una empresa constructora podría tener en cuenta el tiempo de finalización del proyecto y los retrasos, las variaciones presupuestarias, los incidentes relacionados con la salud y la seguridad, las horas de uso de la maquinaria, los costes de las horas de mano de obra y las horas de mano de obra empleadas.
• Es importante identificar las métricas típicas del sector para poder comparar tus datos con los de empresas similares.

El mapeo de procesos y el análisis del flujo de trabajo pueden ayudarle a identificar cuellos de botella y áreas de mejora. El software de control de tiempo y gestión de proyectos le ayudará a realizar un seguimiento del tiempo dedicado a diversos procesos y proyectos, lo que le permitirá identificar áreas donde se está haciendo un uso indebido de los recursos.

Paso 2: Realizar un análisis FODA de productividad

Analiza qué áreas de tu negocio crees que corren mayor riesgo de ser improductivas. Puedes delegar en un equipo interno la tarea de identificar los problemas, ya que son ellos quienes suelen lidiar con los obstáculos y desafíos a diario y tienen una perspectiva única sobre lo que se necesita mejorar.

Un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) ofrece un enfoque estructurado para identificar y evaluar las deficiencias en la productividad. Por ejemplo, una empresa del sector salud podría descubrir que sus fortalezas son una sólida reputación y un robusto sistema de registros médicos electrónicos. Sus debilidades podrían ser procesos administrativos obsoletos, alta rotación de personal y equipos médicos anticuados. Las oportunidades podrían incluir avances tecnológicos, subvenciones para ayudar a las empresas del sector salud a invertir en nuevo software y colaboraciones con empresas tecnológicas. Las amenazas podrían ser cambios regulatorios, aumento de los costos de atención médica y presión competitiva.

Tras realizar tu análisis FODA, identifica las áreas prioritarias de mejora. Estas deben ser las que estén alineadas con tus objetivos estratégicos.

Paso 3: Evaluar soluciones y costos

Las soluciones ideales se basan en los objetivos de su negocio y sus metas de productividad. Si desea ofrecer nuevas líneas de productos, lo lógico es adquirir equipos nuevos que le permitan producir dos líneas simultáneamente. Las soluciones también deben tener en cuenta los indicadores clave de rendimiento (KPI) establecidos previamente al analizar su productividad.

Las posibles soluciones pueden incluir:

• Modernizar o sustituir equipos obsoletos invirtiendo en tecnología más nueva y eficiente.
• Adoptar la automatización, la robótica y la inteligencia artificial para optimizar las operaciones, reducir errores y aumentar la producción.
• Optimización de la distribución de los activos y del flujo de trabajo, lo que puede requerir la reorganización del espacio o una actualización.
• Adquirir software para gestionar empleados, proyectos o relaciones con clientes.

Una vez identificadas las posibles soluciones, determine las implicaciones financieras comparando los costos con los beneficios esperados. Un aumento de la productividad, junto con ahorros a largo plazo y la capacidad de escalar, podría justificar una inversión de capital.

Paso 4: Incorpore el cambio con confianza.

Todo cambio a largo plazo requiere un enfoque estratégico que abarque el nuevo compromiso e integre nuevos procesos y tecnologías en la empresa. Involucre a los empleados desde el principio y tenga en cuenta sus opiniones al implementar los cambios. Asegúrese de que todos los empleados que interactuarán con los nuevos activos de capital estén debidamente capacitados y se sientan cómodos con los cambios.

Todas las políticas y procedimientos deben actualizarse para incorporar las nuevas tecnologías o procesos. Además, los incentivos, las métricas de desempeño y los indicadores clave de rendimiento (KPI) deben estar alineados con los resultados deseados para garantizar su adopción por parte de los empleados.

Finalmente, es importante hacer un seguimiento del progreso para monitorear el impacto de los cambios en la productividad e identificar áreas de mejora. Al considerar la integración del cambio como un proceso iterativo, se puede fomentar una cultura donde las mejoras sean una parte natural y esperada del proceso.

Próximos pasos

• Identifique su necesidad de mejorar la productividad y determine sus principales prioridades.
• Consulte con sus asesores, contador o gerencia interna para elaborar un plan de negocios que justifique cualquier inversión de capital.
• Documenta los pasos de tu estrategia de productividad, incluyendo el cronograma.
• Calcula el capital necesario para implementar tu estrategia y de dónde provendrán esos fondos.
• Pronostique la mejora en el beneficio bruto o neto y cuánto tiempo tardará en ver un retorno de la inversión.